Юридические консультации on line

Постановление Правительства Москвы от 30 января 2007 г. N 56-ПП "Об утверждении Регламента подготовки Центральным объединенным

архивом Департамента здравоохранения города Москвы архивной

справки, архивной выписки, архивной копии и информационного

письма в режиме "одного окна"

Во исполнение постановлений Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенство- ванию работы органов исполнительной власти, государственных учреж- дений и государственных унитарных предприятий города Москвы в ре- жиме "одного окна" и от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти горо- да Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заяви- телям", а также в целях упорядочения работы Центрального объеди- ненного архива Департамента здравоохранения города Москвы в режиме "одного окна" Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Регламент подготовки Центральным объединенным архивом Департамента здравоохранения города Москвы архивной справ- ки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма в режиме "одного окна" (приложение).

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы Швецо- ву Л.И. Исполняющий обязанности Мэра Москвы В.И.Ресин

Приложение

к постановлению Правительства Москвы

от 30 января 2007 г. N 56-ПП

Р Е Г Л А М Е Н Т

подготовки Центральным объединенным архивом Департамента здравоохранения города Москвы архивной справки, архивной выписки,

архивной копии и информационного письма в режиме "одного окна"

I. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки Цент- ральным объединенным архивом Департамента здравоохранения города Москвы (далее - ЦОА) архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем в режиме "одного окна".

2. ЦОА готовит и выдает непосредственно через службу "одного окна" по запросам заявителей архивные справки, архивные копии, ар- хивные выписки, информационные письма, а также мотивированный от- каз от выдачи требуемых документов.

3. Служба "одного окна" ЦОА осуществляет свою деятельность, руководствуясь следующими документами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об ар- хивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нор- мативными правовыми актами Российской Федерации;

- Уставом города Москвы;

- Уставом ЦОА;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден- ным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.;

- Регламентом организации работы органов исполнительной влас- ти, государственных учреждений и государственных унитарных пред- приятий города Москвы в режиме "одного окна", утвержденным поста- новлением Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов испол- нительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна", а так- же настоящим регламентом.

4. В настоящем регламенте используются основные понятия и оп- ределения:

Заявители - физические лица, юридические лица, обратившиеся в службу "одного окна" ЦОА с запросом о выдаче запрашиваемого доку- мента лично или по почте.

Держатель "одного окна" - Центральный объединенный архив Де- партамента здравоохранения города Москвы.

Режим "одного окна" - организация работы, позволяющая заяви- телям получить запрашиваемые им документы (архивные справки, ар- хивные выписки, архивные копии и информационные письма) в службе "одного окна" ЦОА в установленные сроки без непосредственного вза- имодействия с должностными лицами, принимающими участие в подго- товке документов.

Заявители, желающие получить необходимые им запрашиваемые до- кументы:

- сдают в указанную службу "одного окна" документы, необходи- мые для осуществления работ по подготовке и оформлению запрашивае- мых документов, в соответствии с перечнями, определенными регла- ментами подготовки документов.

- получают готовый документ в службе "одного окна" ЦОА.

Служба "одного окна" ЦОА - отдел архива, являющийся структур- ным подразделением ЦОА и расположенный по адресу: г.Москва, ул.Ку- банская, д.25, непосредственно осуществляющий деятельность по при- ему запросов и выдаче заявителям запрашиваемых документов в режиме "одного окна".

Внутренний регламент работы в режиме "одного окна" - порядок организации работы ЦОА по приему документов, имеющих непосредс- твенное отношение к заявителю, подготовке и выдаче запрашиваемого документа заявителю.

Запрашиваемый документ - архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационное письмо, включенные в Единый реестр документов, выдаваемых заявителям на территории города Москвы ор- ганами исполнительной власти, государственными учреждениями и го- сударственными унитарными предприятиями города Москвы, утвержден- ный постановлением Правительства от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнитель- ной власти города Москвы, государственных учреждений и государс- твенных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

5. Процедура подготовки запрашиваемых документов в режиме "одного окна" не требует согласования с другими организациями.

6. Подготовка документов осуществляется в срок не более 30 рабочих дней на безвозмездной основе.

7. Служба "одного окна" ЦОА осуществляет прием граждан в по- недельник с 10.00 до 19.00, среду, четверг с 10.00 до 17.00 с пе- рерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Дополнительно допускается возможность технических перерывов для специалистов службы "одного окна", осуществляющих непосредс- твенный прием заявителей. Общая длительность таких перерывов для каждого специалиста службы "одного окна" не должна превышать 45 минут в течение рабочего дня.

II. Порядок работы службы "одного окна" при приеме заявления

на подготовку запрашиваемого документа заявителю

1. Перечень документов, необходимых для получения запрашивае- мого документа:

1.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца;

- документы, удостоверяющие личность;

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование (для полу- чения справки об учебе);

- документ, подтверждающий полномочия представителя физичес- кого лица действовать от имени третьего лица (доверенность, оформ- ленная в установленном порядке и документ, удостоверяющий лич- ность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.

1.2. Для юридических лиц:

- заявление или запрос в произвольной форме (на бланке орга- низации с угловым штампом и подписью руководителя);

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование запрашива- емого лица (для получения справки об учебе);

- документ, подтверждающий личность и полномочия представите- ля юридического лица действовать от имени юридического лица (дове- ренность или удостоверение работника отдела кадров, работника Уп- равления социальной защиты населения Российской Федерации или Уп- равления пенсионного фонда Российской Федерации).

1.3. Для физических и юридических лиц, приславших заявление по почте:

1.3.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца (приложение к регламенту);

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование (для полу- чения справки об учебе);

1.3.2. Для юридических лиц:

- запрос установленного образца на бланке организации с угло- вым штампом и подписью руководителя;

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование запрашива- емого лица (для получения справки об учебе).

2. Порядок приема документов у заявителя:

2.1. Прием и регистрация заявлений о подготовке документов осуществляется в день обращения заявителя.

2.2. При приеме документов сотрудник службы "одного окна":

2.2.1. Проверяет правильность оформления заявления, комплект- ность представляемых заявителем документов, необходимых для выдачи запрашиваемого документа. При обнаружении несоответствий представ- ленных документов запрос не принимается. Сотрудник службы "одного окна" осуществляет возврат комплекта принятых документов. Письмен- ный мотивированный отказ заявителю с указанием причин возврата комплекта документа выдается только по требованию заявителя.

2.2.2. Регистрирует заявление в электронной базе документо- оборота службы "одного окна". Из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее - электронный журнал) автоматически формируется электронная выпис- ка установленного образца на все документы, заказываемые одним за- явителем, с указанием регистрационных номеров запросов. Учет заяв- лений осуществляется в электронном журнале регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" в соответствии с постановлением Правительства Москвы от 14 марта 2006 г. N 168-ПП "О единых требованиях к информационным стендам и к организации ве- дения учета обращений заявителей в службы "одного окна".

2.2.3. На оригинале заявления о выдаче документов ставит штамп службы "одного окна" ЦОА установленного образца.

2.2.4. Первый экземпляр выписки из электронного журнала заве- ряет своей подписью и выдает на руки заявителю после регистрации заявления. Второй экземпляр выписки заверяет своей подписью после подписи заявителя, подшивает к заявлению и оставляет в службе "од- ного окна".

2.2.5. По требованию заявителя оказывает необходимые консуль- тационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна".

2.3. Заявитель может быть ознакомлен с нормативными докумен- тами, регламентирующими работу данной службы в режиме "одного ок- на".

3. Порядок оформления заявлений, полученных по почте:

3.1. Письменный запрос, полученный по почте, регистрируется в день поступления корреспонденции.

3.2. Сотрудник службы "одного окна" регистрирует заявление в электронной базе документооборота службы "одного окна", проверяет правильность оформления заявления установленного образца, комп- лектность представляемых заявителем документов. При оформлении запроса, полученного по почте, выписка из электронного журнала на бумажном носителе не формируется.

3.3. На оригинале заявления о выдаче документов ставится штамп службы "одного окна" ЦОА установленного образца.

3.4. При обнаружении несоответствий представленных документов сотрудник службы "одного окна" передает запрос в отдел оформления документов для составления письменного мотивированного отказа зая- вителю с указанием причин возврата комплекта документов.

4. Причины и порядок отказа заявителю в приеме заявления на выдачу требуемого документа:

4.1. Обращение заявителя о выдаче документов, оформление ко- торых не осуществляется ЦОА.

4.2. Наличие у заявителя неполного комплекта документов, оп- ределенных настоящим регламентом подготовки запрашиваемого доку- мента.

4.3. Представление заявителем неправильно оформленных или ут- ративших силу документов.

4.4. Отсутствие оформленной в установленном порядке доверен- ности в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого докумен- та, подлежащего выдаче третьему лицу.

4.5. Обращение заявителя с требованием о выдаче документов, не соответствующих профилю или направлению деятельности ЦОА, а также отсутствие в базе данных ЦОА запрашиваемых документов.

4.6. По требованию заявителя отказ в приеме документов должен быть оформлен в письменном виде.

4.7. Отказ в приеме документов в службе "одного окна" может быть обжалован у руководителя службы "одного окна", у директора ЦОА, в Департаменте здравоохранения города Москвы или суде.

III. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке

запрашиваемого документа для заявителя

1. Служба "одного окна" осуществляет передачу обращений зая- вителей и прилагаемых комплектов документов на бумажных носителях (оригиналах) в соответствующие структурные подразделения (архиво- хранилища ЦОА).

Срок передачи документов на исполнение - 2 рабочих дня.

2. Специалисты архивохранилищ обрабатывают запрос, руководс- твуясь Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Формируют доку- менты по запросу, на основании материалов, находящихся на хранении в ЦОА.

Срок работы с архивными документами в архивохранилищах - 13 рабочих дней.

3. Сотрудники архивохранилищ передают сформированный пакет документов в отдел подготовки и оформления архивных справок.

Срок передачи документов - 2 рабочих дня.

4. Работники отдела подготовки и оформления архивных справок осуществляют оформление документа на бумажном носителе на бланках установленного образца.

Срок оформления - 10 рабочих дней.

5. Директор ЦОА подписывает готовые документы и передает спе- циалисту службы "одного окна".

Срок подписания - 2 рабочих дня.

6. Работник службы "одного окна" делает отметку о дате факти- ческой готовности документов в электронной базе документооборота с указанием исполнителя и результативности ответа.

Срок регистрации ответа и информирование заявителя - 1 рабо- чий день.

7. Ответственность за своевременную подготовку и выдачу в ре- жиме "одного окна":

7.1. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на специалистов службы "одно- го окна" ЦОА, директора ЦОА и руководителя службы "одного окна".

7.2. За нарушения при подготовке и выдаче документов виновные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Рос- сийской Федерации.

IV. Порядок работы службы "одного окна" при выдаче

запрашиваемого документа заявителю

1. Порядок выдачи запрашиваемого документа:

1.1. Запрашиваемый документ, выдаваемый в режиме "одного ок- на", оформляется на бланке ЦОА за подписью руководителя.

1.2. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного от- каза производится заявителю:

1.2.1. Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяю- щего личность либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа удостоверяющего личность.

1.2.2. Представителю юридического лица - при наличии докумен- тов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия предста- вителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

1.2.3. Физическому и юридическому лицу, приславшему запрос по почте, документ отправляется по почте.

1.3. При выдаче запрашиваемого пакета документов либо мотиви- рованного отказа сотрудники службы "одного окна" обязаны:

1.3.1. Выдать запрашиваемый документ или мотивированный отказ в установленные сроки.

Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из электронного журнала. В случае отправки по почте, сотрудник службы "одного окна" обязан поставить штамп установленного образца на подлиннике заявления.

1.3.2. Ввести информацию о выдаче документа или мотивирован- ного отказа заявителю в электронную базу документооборота службы "одного окна".

2. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа является:

2.1. Представление заявителем неправильно оформленных доку- ментов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа.

2.2. Отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им доку- мент.

2.3. Невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов.

2.4. Требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в Едином реестре докумен- тов.

2.5. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необхо- димым для получения запрашиваемого документа.

2.6. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжа- лован у руководителя службы "одного окна", у директора ЦОА, в Де- партаменте здравоохранения города Москвы или суде.

3. Порядок извещения заявителя о готовности документа:

3.1. Отметка о сроке выдачи заявителю запрашиваемого докумен- та указывается специалистом службы "одного окна" на выписке из электронного журнала, выдаваемой заявителю при приеме запроса о выдаче требуемого документа в режиме "одного окна", и на заявле- нии, передаваемом в структурное подразделение.

3.2. При обращении заявителя по телефону в справочную службу "одного окна" предоставляется информация о досрочной готовности конечного документа. Телефон справочной службы указан в выписке из электронного журнала, выдаваемой заявителю.

3.3. Ответы на запросы, полученные по почте, отправляются в день фактической готовности документа, но не позднее 30 рабочих дней. При обращении заявителя по телефону в справочную службу "од- ного окна" предоставляется информация о дате отправки и результа- тивности документов.

V. Хранение документов

1. Невостребованный документ или мотивированный отказ хранит- ся в службе "одного окна" и может быть получен заявителем в тече- ние года с момента поступления запроса. Затем передается в уста- новленном порядке в архив держателя "одного окна" (ЦОА).

2. Срок хранения в ЦОА документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, иных документов по испол- ненным заявлениям и невостребованных запрашиваемых документов - пять лет с момента поступления запроса.

Основанием является Перечень типовых управленческих докумен- тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 ок- тября 2000 г.

3. По истечении пяти лет указанные документы считаются не- действительными и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Приложение к Регламенту подготовки

Центральным объединенным архивом Де-

партамента здравоохранения города

Москвы архивной справки, архивной

выписки, архивной копии и информаци-

онного письма в режиме "одного окна"

В центральный объединенный архив

Департамента здравоохранения

города Москвы

от гр-на _______________________________

________________________________________

паспорт ________________________________,

выданный _______________________________,

проживающего ___________________________

________________________________________

дата рождения___________________________

изменение фамилии ______________________

________________________________________

дата рождения детей ____________________

дом.телефон ____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку о _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Место работы ____________________________________________________ (учебы) _________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ должность _______________________________________________________ в период с __________________________ по ________________________ Для представления в _____________________________________________ Дата Подпись